5 шагов к успешной церемонии награждения.

26 июня 2014

5 шагов к успешной церемонии награждения.

Автор – Джо Мур, сотрудница Британского агентства Vision Events, обладающая 15-летним опытом проведения корпоративных мероприятий.

Награждение людей в рамках индустрии, и особенно внутри вашей компании, невероятно важно. Времена нынче все еще трудные, и отметить заслуги персонала и членов команды – самый простой способ поднять моральный дух. Это заставляет людей активнее работать над реализацией годовых планов, энергичнее выполнять поставленные задачи, а именно так компании обычно и двигаются вперед.

Зачастую решения относительно производства декораций, расходных материалов и проката оборудования оставляют на последний момент, считая вопрос не значительным, либо выделяют на эту статью сметы слишком ничтожный бюджет. Тем не менее, это самая очевидная сторона вашего мероприятия — именно то, на что гости однозначно обратят внимание. Поэтому перед началом бронирования обязательно убедитесь, что ваш бюджет и ваши ожидания от мероприятия совпадают.

Поверьте, даже, если вы воспользуетесь только частью этих советов в процессе подготовки вашей церемонии награждения, вы уже будете на правильном пути к идеальному мероприятию.

А у вас сколько денег на продакшн?

Будьте реалистом. Если вы знаете, что денег на звук, свет и производство не сильно много, выясните максимально точно, что именно вы сможете получить за эти деньги, а что не сможете. Конечно есть возможность поторговаться с подрядчиками, и даже «отжать» их по цене, но природу не обманешь – в большинстве случаев это обернется против вас, если вы будете продолжать ожидать слишком многого за маленькие деньги. Все ваши подрядчики тоже бизнесмены, и так же, как и вы, рассчитывают на прибыль и выполнение своих собственных годовых планов.

Делитесь информацией о своих бюджетах на оборудование и производство декораций с вашими подрядчиками, чтобы они могли сразу предлагать вам сметы, адекватные поставленным задачам. Не сомневайтесь – зная ваш бюджет, они сделают вам максимально хорошее предложение на эти деньги. А если заставить подрядчиков гадать, каким бюджетом вы располагаете, велик риск упустить самого добросовестного и опытного из них, который просто не захочет тратить время на «угадайку», составляя десятки разных смет, и пойдет делать мероприятие тем заказчикам, чей бюджет более очевиден.

Если вы впервые занимаетесь организацией мероприятия, не поленитесь — исследуйте рынок, познакомьтесь с потенциальными подрядчиками, и пусть они расскажут вам обо всех возможностях в рамках вашего бюджета.

Дизайн сцены

Если у вас есть идеи по поводу того, как должно выглядеть ваше мероприятие, обязательно включите эту информацию в бриф. Опишите предполагаемые экраны, бесшовные панели, плазмы, декорации и трибуны – все это поможет вашему подрядчику не только увидеть ту же картинку, которую представляете себе вы, но также подтвердить, что вы все еще держитесь в рамках бюджета.

Отличным вариантом будет озадачить подрядчика созданием индивидуальной концепции оформления, основанной именно на вашем фирменном стиле, ключевом имидже мероприятия, бюджете и особенностях площадки. Сочетая его опыт и ваши пожелания вы наверняка получите исключительно хорошо оформленную площадку с учетом и бюджета, и всех особенностей помещения (которых может оказаться не мало: высота потолков, колонны, максимальная нагрузка на балки, сцена нестандартного размера или формы, особенности завоза и вывоза оборудования и многое, многое другое).

Для большинства мероприятий одним из самых значимых моментов является брендинг – будь это просто размещения логотипа мероприятия, или представление генерального спонсора. Не забудьте учесть это во время разработки декора сцены и остальных элементов декораций. Включите в список как статичные логотипы или изображения, так и анимированные элементы, которые можно транслировать, например, на ЖК-дисплеи в поддержку основной концепции оформления.

Графический дизайн и визуализация церемонии награждения.

Основная задача вашего мероприятия – максимально достойно показать присутствующим финалистов и победителей. Не забудьте об этом, когда будете готовить сценарий, потому что чем больше каждый финалист в отдельности получит внимания, тем интереснее будет выглядеть церемония награждения, и тем больший отклик она получит среди присутствующих.

Если заранее снять про номинантов видео ролики, увлекательные эпизоды из их работы и частной жизни можно легко интегрировать в стандартный сценарий церемонии награждения, дополнив их качественной компьютерной графикой. Тогда объявление номинантов будет не только информативным для гостей, но и куда более индивидуализированным. Эдакая «Минута славы» для всех, кто это по-настоящему заслужил.

На основе вашего фирменного стиля графические дизайнеры легко сделают анимированный шаблон для представления номинантов, который оживит весь контент программы. Так что, когда прозвучит имя награждаемого, все экраны придут в движение, начнется живая трансляция происходящего, и все это действительно будет выглядеть церемонией, а не штатным вручением поощрительных грамот.

Не забудьте и про ключевых партнеров и спонсоров. Паузы во время ужина, продолжающего церемонию – прекрасный момент, чтобы показать их логотипы и поблагодарить за вклад в общее дело, не отвлекая гостей от самой сути мероприятия.

Свет + звук= Атмосфера

Комбинируя свет и музыку, опытные профессионалы создают неповторимую, насыщенную атмосферу пространства. Правильная подсветка может за один вечер многократно трансформировать площадку под нужды сценария, а также дать возможность гостям, чьи места в конце зала, почувствовать себя более вовлеченными в происходящее у сцены.

Движущиеся «головы», статичные «пары», бросающие яркие лучи на стены и потолок, узоры «гобо», усиленные генераторами дыма (дым делает более насыщенными заливку и лучи света) не безумно дороги, но производят невероятно мощный эффект на гостей, особенно когда они в первый раз заходят в зал.

Легкая фоновая музыка – отличное сопровождение для начала вечера. Только убедитесь пожалуйста, что выбранный вами жанр действительно соответствует тому настроению, которое вы хотели бы создать – далеко не все гости смогут оценить ваш любимый трек очаровательной Нюши или мрачной Нирваны.

Также и для самой церемонии награждения обязательно нужно музыкальное сопровождение, сопутствующее проходу номинантов по залу, вручению наград. Именно музыка добавляет необходимой торжественности моменту. У звукорежиссера или диджея должен быть с собой набор треков, которые будут использоваться во время подводок ведущего, перед речью главного спикера, во время передвижений номинантов по сцене, мотивируя аудиторию аплодировать в нужных местах и помогая удерживать настроение зала всегда на подъеме. Если вы знаете, какая именно музыка будет хорошо сочетаться со сценарием, обсудите это с режиссерской группой, но, учитывая их опыт, не бойтесь отдать им на откуп выбор подходящих джинглов и аудио-подводок.

Что касается освещения – мы настоятельно рекомендуем планировать ваш график монтажа так, чтобы у художника по свету было достаточно времени запрограммировать световые эффекты до начала церемонии награждения, и, поработав со звукоинженером и режиссером, правильно сопоставить все переходы и изменения света с музыкой, которая предполагается по сценарию.

Отчетное видео

Вы много месяцев готовите мероприятие, планируете сценарий, боретесь за бюджеты, не спите ночами и переживаете. В итоге все проходит великолепно, но вам на память об успехе остается только легкий тик левого глаза, и все потому, что никто не подумал об отчетном видео-ролике. Сегодня видеозапись — самый быстрый и эффективный способ обмена информацией, так почему бы вам не воспользоваться этим способом, чтобы навсегда запечатлеть самые пронзительные моменты вашей церемонии награждения?

Один-два оператора, перемещающиеся по залу, снимут замечательные кадры, среди которых будут и интервью со спонсорами, гостями, номинантами. А потом из этих материалов вам смонтируют клип, который вы сможете распространить через корпоративный сайт или использовать как промо-видео, благодаря за помощь всех ваших важных спонсоров еще долгие, долгие годы. А даже, если вам все это не нужно, как минимум у вас сохранится память о том титаническом труде, который вы проделали!

В заключение.

Совершенно очевидно, что помимо вышеперечисленных пяти пунктов есть еще множество других аспектов, которые нужно учитывать при проведении церемонии награждения. Но когда приходит время приступить к планированию мероприятия, оцените, насколько глубокое воздействие вы хотите оказать на своих гостей, и подумайте, как вы можете применить наши подсказки.

Да, и не забудьте… каким бы великолепным не было ваше мероприятие в этом году, в следующем вы просто обязаны сделать его еще лучше! Так что удостоверьтесь, что с вами работает правильная команда и лучшие подрядчики, которые помогут вам двигаться вперед. Не пожалейте времени, чтобы создать по-настоящему партнерские отношения с ними, и все остальное легко встанет на свои места!






Задать вопрос

Хотите организовать мероприятие?

Ф.И.О*
E - mail*
Телефон*
Задачи мероприятия. Ожидания и предпочтения*


Контакты

Вы уже хотите с нами работать?



Санкт-Петербург,
ул. Профессора Попова, д. 23
БЦ «Гайот», лит. К, офис 3
Телефон: +7 (812) 612-47-24
Факс: +7 (812) 234 86 73
Email: info@mvpevent.ru