СТРЕСС НЕ ПЛАНИРУЕМ.

26 июня 2014

Джулиус Соларис, 2012 г.
Любой, кто когда-либо занимался организацией мероприятий, подтвердит: координация и планирование — крайне нервная работа. Опросы доказывают то же самое: в 2012 году в США менеджмент мероприятий попал в число десяти самых стрессоопасных специальностей.
Ниже вы найдете набор подсказок, которые помогут вам работать более эффективно и хоть немного облегчить жизнь. Ведь вы же этого заслуживаете!

Опрос, на который я только что ссылался, был сделан почти год назад, и за ним сразу последовало множество откликов в блогах и других event-ресурсах. В этом списке Event-координатор шел под номером 6. Чтобы мы с вами друг друга правильно  понимали, номером 5 был офицер полиции, а номером 4 – генерал сухопутных войск.

Интересно отметить, что средний доход у event-менеджера – один из самых низких в сравнительной таблице.
Не удивительно, что следствием опроса стали сотни комментариев и волны твитов, подтверждающих, насколько исследование попало в точку.

ЧТО ДЕЛАТЬ И КТО ВИНОВАТ?

Будучи «пиратом» в области технологий event-планирования — человеком, который много лет ищет способы срезать острые углы и выполнять рабочие задачи быстрее и эффективнее, я чувствую настоятельную необходимость поделиться известными мне инструментами и фишками, которые делают мою собственную жизнь проще.

Я не врач, не психолог и даже не эксперт в области HR, поэтому пожалуйста воспринимайте все сказанное дальше, как примеры из личного опыта.

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ТЕХНОЛОГИЕЙ, НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ЕЙ ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ВАМИ.

Обожаю писать о новейших инструментах для профессиональных организаторов, при том, что я — один из жесточайших противников современных технологий.  До тех пор, пока у вас нет отчаянной необходимости воспользоваться какой-нибудь новомодной штукой, чтобы решить глобальную проблему — не пользуйтесь ей.

Приведу пример. Онлайн регистрация на мероприятие – элементарная и очевидная вещь. Ведь принимать регистрационный взнос от участников банковским переводом и регистрировать их затем по факсу – идиотизм. Регистрировать гостей по-старинке только вызовет лишнюю напряженность. Это отличный кейс, наглядно демонстрирующий разумное использование современных технологий, позволяющих экономить наше время и наши нервы.

Другая ситуация с аккаунтом вашей конференции в Твиттере. Если ваша аудитория понятия не имеет, что такое Твиттер – это пример того, как технология использует вас. Есть целая когорта людей, которые постоянно пытаются добраться до вас в процессе «соцсетевой революции», но при этом им плевать, будет это полезно лично вам или нет.

Вездесущий Твиттер (или любой другой социальный ресурс) будет для вас сплошной нервотрепкой, если у вас нет уже сложившейся аудитории или специального человека, который бы этим Твиттером занимался. Вам придется изучить правила,  разобраться в малопонятном местном жаргоне, а кроме того рекламировать аккаунт без отрыва от собственных трудовых обязанностей. Сэкономьте силы, оно того не стоит.

РАЗБЕЙТЕ МЕРОПРИЯТИЕ НА НЕСКОЛЬКО ЗАДАЧ И ЗАПИШИТЕ ИХ.

Один из самых успешных методов снизить уровень стресса на подготовительном этапе – разбить целое мероприятие на несколько более мелких задач. Если вы перечислите в уме все задачи, которые нужно выполнить, чтобы ваше мероприятие случилось, и запишете их, нервничать станете гораздо меньше. Хотите знать, почему?

Во-первых, попытки удержать в голове все мероприятие разом просто убивают. Вы тут же становитесь «узким местом» в процессе принятия решений, заставляя множество людей в коммуникационной цепочке зависеть от ваших слов. Вряд ли это поможет общему делу.  Делая заметки, вы не только освобождаете голову, но и сразу понимаете, как разумнее распределить задачи. И вот вам на десерт еще 7 причин, почему стоит записывать в процессе подготовки мероприятия.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ПРОГРАММЫ И ОРГАНАЙЗЕРЫ.

Освобождать свой многострадальный мозг бывает не так легко, как может показаться. Поэтому иногда я использую современные технологии, чтобы упростить себе задачу. Сотни знакомых планировщиков, друзей и блоггеров обожают программу Evernote. Это мощный кросс-платформенный инструмент, позволяющий вам сгрузить в одно место все, что у вас сейчас на уме. А инструмент для добавления фотографий особенно полезен тем, кто быстрее воспринимает визуальную информацию.

Должен заметить, что в  моем случае это не работает. Для моего мозга такая нагрузка слишком велика, а потому я предпочитаю делать простые списки текущих дел. Обожаю Асану — в ней и сосредоточена та лаконичность, которая нужна лично мне.

ДОЛОЙ МНОГОЗАДАЧНОСТЬ.

Все это я уже неоднократно проходил, так что информация будет из первых рук. Как только я пытаюсь стать многозадачным, сразу падает производительность и эффективность работы. Честно говоря, это и есть одна из главных причин жестокого стресса у тех, кто занимается организацией мероприятий.

Если вы смотрите телевизор, отвечая на важное письмо, на здоровье положительно это точно не скажется. Классический образ event-менеджера — это персонаж, постоянно перелопачивающий тонны дел одновременно. Цезарь отдыхает. Но несмотря на то, что это неизбежно во время подготовки мероприятия, я все-таки предлагаю вам взять себя в руки и прекратить попытки разом сделать всю работу.

Надо сказать, что разделение работы на несколько экранов, на разные устройства: iPad, iPhone и прочие девайсы вам не поможет. Прочитайте это великолепное исследование, и многое станет понятно. Повторюсь, я не эксперт в этом вопросе, но кое-что я точно знаю по собственному опыту.

ПОЗАБОТЬТЕСЬ О СЕБЕ.

Я ни в коем случае не собираюсь превратить статью в колонку «Малахов +» и давать советы про здоровье. Ни за что. За исключением случаев, когда то, как вы обращаетесь со своим организмом, влияет на вашу нервозность.

Как профессионалы в сфере event-технологий, мы стараемся как можно лучше заботиться о гостях наших мероприятий и часто забываем о самих себе. Открою страшную тайну – регулярная зарядка, здоровая пища, сокращение объема потребления стимуляторов вроде кофе (неужели это Я пишу?!) и алкоголя значительно понижает общий уровень стресса.

Не собираюсь давать ссылок на внешние ресурсы, поскольку вам достаточно будет немного погуглить тему, чтобы получить подтверждение вышесказанному. Родители в общем-то были правы, называя недостаток заботы о себе родном одной из самых распространенных причин физического и умственного истощения.

ПООЩРЯЙТЕ СОТРУДНИЧЕСТВО В ВАШЕЙ КОМАНДЕ.

Разве может быть что-то ужаснее постоянных конфликтов в команде? Вы не единственный, кому приходится думать о смехотворном бюджете, завышенных запросах руководства, переговорах с упертыми подрядчиками. Логично, что разворачивающаяся драма переносится и на общение с коллегами.

Наука вывела определение – Цена конфликта, которое однозначно лидирует в списке тех расходов, которые профессиональные организаторы позволить себе не могут.

Гарвард Бизнес Ревью провело исследование среди интересной выборки организаций и подвело результаты в статье, которая называется «8 способов создавать команды, настроенные на сотрудничество» (к сожалению, статья платная).

Когда все вокруг рушится, не поленитесь, возьмите процесс в свои руки, станьте тем, кто начнет положительно влиять на людей и поможет им прийти к согласию. Пусть вашей отправной точкой в этом нелегком деле станет Роберт Чиалдини.

НАЧАЛЬСТВО, ДЕНЬГИ И ВЛЮБЛЕННОСТЬ В СВОЮ РАБОТУ.

Это вечный вопрос, почему мы в целом психуем на работе. Придурочный начальник, несправедливо низкая зарплата, функции, не соответствующие потенциалу – все это универсальные причины нашего недовольства (читай — раздражения).

И снова – я не специалист по HR, я лишь могу сказать, что когда я прочувствовал на себе один пункт из трех вышеуказанных, я начал менять обстоятельства. Изменения вывернут вас наизнанку, вы вынуждены будете рискнуть, и однозначно в этот момент вам не будет легко. Но это работает.

Ссылка по теме: «Четырехчасовая рабочая неделя». Низкопробное и поверхностное чтиво, но ужасно вдохновляет.

ПРИМИТЕ КАК ФАКТ- НЕ ВСЕ ИДЕТ ПО ПЛАНУ.

Когда вы решились прийти в event-индустрию, вы стали параноидально зациклены на контроле. И тут я тоже воспользуюсь личным опытом: поистине, чувствуешь себя богом, наблюдая, как на твоих глазах трудный проект, который долго готовил, проходит по плану в точности до запятой. Жаль только, что бывает такое не часто.

Любое мероприятие обязательно чуть-чуть провалится, пусть бы и в мелочах. Профессионалы с многолетним стажем просто принимают это, как данность, и на мероприятии излучают чувство уверенности и спокойствия. Начинающий менеджер заваливается в обморок, если проектору вдруг вздумалось не включиться.

Наличие запасного плана обязательно поможет избежать провала по ключевым позициям, но поймите- вы не сможете перестраховаться абсолютно во всем. Примите потенциальные проблемы, это сделает вас сильнее. Постарайтесь понять, что вызвало конкретный факап, и как избежать его в будущем. И никогда не смейте винить себя за то, что что-то пошло не по плану!

В ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Все мы так или иначе переживали стрессовые ситуации в работе. Наша обязанность, как профессионалов, обеспечить гостям самые лучшие впечатления от мероприятия, но вместе с этим мы должны защитить и себя, заботиться о себе и о наших семьях.

Стрессы очень глубоко влияют на то, как мы себя ведем. И не сомневайтесь, гости обязательно заметят это.

Перестаньте думать о себе в последнюю очередь. С умом используйте профессиональные инструменты и разбивайте любое большое мероприятие на много маленьких кусочков – это поможет легче организовать процесс подготовки.

И, наконец, бросьте телефон, отложите почту на пару часов и пойдите ненадолго прогуляться. Уверен, вы почувствуете себя намного лучше.






Задать вопрос

Хотите организовать мероприятие?

Ф.И.О*
E - mail*
Телефон*
Задачи мероприятия. Ожидания и предпочтения*


Контакты

Вы уже хотите с нами работать?



Санкт-Петербург,
ул. Профессора Попова, д. 23
БЦ «Гайот», лит. К, офис 3
Телефон: +7 (812) 612-47-24
Факс: +7 (812) 234 86 73
Email: info@mvpevent.ru